En tant qu’entrepreneur, vous êtes souvent amené à assurer un suivi des factures impayées et à devoir rappeler à vos clients de régler les factures ouvertes en temps voulu. Pour éviter ce travail supplémentaire et les factures payées tardivement, vous pouvez faire payer vos clients par le biais de la domiciliation européenne. Le montant à payer est débité automatiquement de leur compte et arrive sur le vôtre en temps utile.
Être payé automatiquement grâce à la domiciliation européenne
La domiciliation européenne vous permet d'automatiser l'encaissement des paiements. Pratique, pour les paiements récurrents de vos clients (p. ex. mensuels ou trimestriels). Depuis 2014, vous utilisez pour ce faire la domiciliation européenne, que vous pouvez conclure avec des clients belges et internationaux (au sein de la zone SEPA).
Création de mandats
Avant de commencer, il est nécessaire de conclure un mandat unique avec votre client pour chaque paiement. Ce mandat contient l'accord conclu entre vous et votre client pour encaisser systématiquement le montant dû par le biais de la domiciliation européenne.
Il existe deux types de mandats:
- Domiciliation européenne CORE: ce contrat est valable pour tous vos clients débiteurs, qu'il s'agisse de particuliers ou d'entreprises. S'agissant de ce mandat, le client a la possibilité de refuser le paiement jusqu'à huit semaines après l'encaissement. Découvrez l'exemple du contrat de mandat de Domiciliation européenne CORE.
- Domiciliation européenne B2B: le mandat B2B est réservé aux clients débiteurs opérant sous la forme d'une société. Ce mandat ne permet pas au client de refuser le paiement après l'encaissement. Découvrez l'exemple du contrat de mandat de Domiciliation européenne B2B.
Une fois le mandat signé, le client vous donne l'autorisation de transférer le montant de la facture automatiquement de son compte vers votre compte. Le client ne doit donc plus effectuer de virement manuellement.
Votre banque traite les paiements sur votre propre initiative
L'initiative d'être payé vous revient toujours. En tant que créancier, vous remettez un fichier à votre banque («fichier d'encaissement» ou «fichier de prélèvement») sur lequel vous indiquez le montant requis et la date d'exécution souhaitée.
La banque encaisse le montant dû auprès du client à la date choisie et crédite ensuite votre compte professionnel de ce même montant. Le paiement s'effectue rapidement et facilement, sans le moindre souci.
Le fichier d'encaissement doit être établi au format XML. Si vous utilisez votre propre logiciel, gardez à l'esprit que le fichier doit répondre à un certain nombre de spécifications générales. Vous trouverez plus d'informations sur ces spécifications ici.
CBC applique en outre plusieurs contrôles spécifiques. Si votre fichier répond aux spécifications générales, la banque pourra alors traiter le fichier correctement.
Si vous ne disposez pas de logiciel pour créer des fichiers en XML, sachez que CBC vous offre une solution dans le CBC-Online for Business.
Que faire si la domiciliation européenne (encaissement) n'a pas été exécutée?
Diverses raisons peuvent expliquer la non-exécution d'un encaissement. Par exemple le fait que le compte de votre client ne soit pas suffisamment approvisionné, ou que le fichier d'encaissement que vous avez remis à votre banque comporte une erreur. Dans ce cas, votre banque vous communique, en votre qualité de créancier, la raison de la non-exécution (également appelée «transaction R») sous la forme d'un «code motif».
