Vous trouverez toutes les informations spécifiques un peu plus loin mais sachez d'ores et déjà qu'il vaut mieux miser sur la sécurité. En d'autres termes: conservez tous les documents officiels que vous pouvez pendant dix ans. Connaître le délai de conservation précis de chaque type de document est parfaitement inutile. Il n'existe qu'une seule exception à la règle des dix ans, qui concerne les documents relatifs aux biens immeubles. La loi vous oblige à conserver ces documents pendant 15 ans.

Nous tenons néanmoins à vous donner l'aperçu correct des différents délais de conservation:

• Documents et livres relatifs à la comptabilité: 7 ans. Sachez toutefois que vous pouvez détruire vos documents de comptabilité internes qui n'ont rien à avoir avec vos clients après 3 ans.
• Documents TVA: 7 ans, à compter du 1er janvier qui suit la clôture d'un exercice, ou du 1er janvier qui suit la transcription des documents.
• Documents relatifs aux biens immobiliers: 15 ans (25 ans location optionnelle avec TVA). Ce délai de conservation est obligatoire dans la mesure où la période de révision pour la déduction de la TVA a été fixée à 15 ans.
  Les documents relatifs aux investissements en immobilisations corporelles doivent être conservées pendant 7 ans après l’année du dernier amortissement de l’investissement. Ainsi, si la machine achetée est amortie en 10 ans, il faudra conserver les documents afférents à l’acquisition pendant 17 ans. Si l'immeuble s'ammorti en 30 ans, il faudra conserver durant 37 ans.
• Documents nécessaires pour déterminer votre revenu imposable en tant qu'entrepreneur: 5 ans. Le délai commence à courir une fois l'année fiscale écoulée. Tous les documents produits pendant cette année doivent être conservés pendant 5 ans. Il n'est donc pas question de compter en mois.
  Les documents pour déterminer le revenu imposable d'un entrepreneur sont essentiellement ses factures d'achat et ses factures de vente. L'administration pourrait remonter jusque 7 ans si indices de fraude.
  Notons qu'un entrepreneur personne physique pouvant avoir des biens investissements, les délais peuvent être plus longs.
• Documents de la société (par exemple, les procès-verbaux et les rapports): 5 ans également.
  Il s'agit des documents ne devant pas servir de preuve vis à vis de tiers. Certains PV pourraient donc devoir être gardés plus longtemps (PV d'AG approuvant la rémunération du gérant,....)
• Documents sociaux: 5 ans. Il convient toutefois de faire une distinction au sein de cette catégorie, en fonction du type de document. Certains documents doivent être conservés pendant les 5 années qui suivent la clôture de l'exercice tandis que pour d'autres, le délai peut commencer à courir à partir de la fin du mois de rédaction du document. Ceci dit, le plus facile est de conserver le tout pendant 5 ans à compter de la clôture de l'exercice.
  Pour tout ce qui est des contrats de travail, les délais ne dépendent pas de la clôture de l'exercice ou de la date de rédaction mais de la date de fin du contrat, ce qui est très différent.

Les documents qui se révèlent pertinents dans le cadre de certaines procédures doivent être conservés jusqu'à la fin de la procédure en question. Il peut s'agir d'une faillite ou d'un dossier judiciaire.

Exemple: Imaginez que vous soyez la victime d'un fraudeur et que l'affaire traîne en justice pendant plusieurs années. Il est essentiel que vous conserviez tous les documents pertinents.

Ne compliquez pas les choses: conservez tous vos documents pendant 7 ans. En tant qu'entrepreneur, vous n'avez pas le temps de reprendre vos archives tous les x mois pour vérifier ce que vous pouvez détruire ou non. Rassemblez tous vos documents au même endroit et conservez-les pendant dix ans. Vous éviterez ainsi tout problème.
Soyez particulièrement vigilants avec les documents concernant vos biens immobiliers. Vous êtes tenus de les conserver pendant 15 ans!