Nouvelles obligations pour les sociétés de droit commun (ou sociétés civiles)

La présente note a pour objectif de vous résumer les changements législatifs récents qui auront de multiples impacts sur les sociétés de droit commun (anciennement dénommées sociétés civiles et que nous dénommeront ci-après SDC).

Il convient en effet, pour les associés d’une SDC, d’être dès à présent attentifs à ces nouvelles obligations, car certaines entreront en vigueur dès le 1er novembre prochain.

Nous vous proposons de les parcourir selon leur ordre chronologique d’entrée en vigueur, et en considérant uniquement les SDC existantes avant le 1er novembre 2018. 

1. À partir du 1er novembre 2018

La société de droit commun change de nom, pour devenir "la société simple"

A partir du 1er novembre 2018, il y aura lieu de modifier les statuts des SDC, afin d’adapter leur dénomination de "société de droit commun", dénomination juridique qui disparaît, en "société simple", nouvelle dénomination qui existera à partir de cette date.

Que doivent faire les associés d’une SDC?

Modifier les statuts de la SDC, à partir du 01/11/18, par un PV de l’assemblée générale, qui actera ce changement. Pour ce faire, les clients peuvent se faire assister par le conseiller/l’avocat qui a aidé à la rédaction des statuts de la SDC. 

2. Du 31 octobre au 30 novembre 2018 (délai prolongé jusqu’au 30 septembre 2019)

Obligation de déclaration des bénéficiaires économiques finaux au registre UBO

Le registre UBO sera LE registre central des bénéficiaires effectifs, géré par le SPF Finances (administration de la trésorerie), dans lequel seront conservées les données relatives aux personnes physiques possédant ou contrôlant une ou plusieurs sociétés et autres entités non physiques belges. Cela concerne tant les sociétés à forme commerciale (S.A., SPRL …) que les SDC, les fondations et bien d’autres entités.

Il reviendra à la SDC de fournir au registre UBO, les données permettant d’identifier les personnes physiques qui contrôlent directement ou indirectement la SDC. On parle des données des bénéficiaires effectifs directs ou indirects.

Sont considérés comme bénéficiaires effectifs:

  • la ou les personnes physiques qui possède(nt), directement ou indirectement, un pourcentage suffisant (seuil indicatif de 25%) de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société;
  • la ou les personnes physiques qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens (ex: pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto); 
  • à défaut d’identifier les personnes précitées (ce qu’il faudra justifier) , la ou les personnes physiques qui occupe(nt) une position de dirigeant principal.

Il s’agit de fournir les données permettant d’identifier les bénéficiaires effectifs de celle-ci à savoir essentiellement: nom, prénom, date de naissance, nationalité, pays de résidence des bénéficiaires économiques directs ou indirects (dans ce dernier cas, il faudra également fournir le nom des intermédiaires), le pourcentage des parts ou des droits de vote détenus,…

Les données du registre UBO seront consultables par tous. A une exception près, l’accès au registre UBO sera payant (frais administratifs) et nécessitera l’accomplissement de certaines formalités. En outre, la recherche ne pourra être faite que sur base du nom de la SDC ou de son numéro BCE.

On signalera également que les SDC qui ne respecteraient pas leurs obligations de communication seront sanctionnées d’une amende administrative allant de 250 euros à 50.000 euros.

Les personnes physiques seront informées de leur inscription au registre UBO et pourront y avoir accès aux fins de vérifier l’exactitude des données les concernant et, le cas échéant, les corriger.

Que doit faire le gérant d’une SDC ?

Il doit se préparer pour le 1er novembre c’est-à-dire s’identifier sur la plateforme électronique MyMinfin, recueillir les informations demandées et avoir la preuve que ces informations sont adéquates.

3. Au plus tard le 1er mai 2019

Inscription de la SDC à la Banque Carrefour des entreprises

La loi du 15 avril 2018 modifie la notion d’entreprise au sens du Code de droit économique et cette nouvelle notion englobera, à partir du 1er novembre 2018, la SDC (devenue entre-temps "société simple").

Dès lors, chaque SDC devra faire l’objet d’une immatriculation à la Banque Carrefour des entreprises, et ce, avant le 1er mai 2019.
Un certain nombre de données devront être communiquées en vue de son inscription, comme par exemple:

  • Le nom
  • L’adresse du siège social
  • La forme juridique
  • La date de création
  • L’identité des fondateurs, mandataires,...
  • Les activités économiques exercées
  • Les numéros de comptes bancaires 
  • ...

Certaines de ces informations seront accessibles au public.

Le numéro d’entreprise, obtenu par la SDC, devra être mentionné dans tous les actes de la société, ainsi que son domicile et un numéro de compte.

Que doit faire le gérant d’une SDC?

L’inscription à la Banque Carrefour des entreprises se fait généralement par le biais d’un "guichet entreprise". Vous trouverez ici la liste des différents guichets existants.
Le gérant peut également s’adresser à l’UCM, ou demander l’assistance d’un expert-comptable ou du notaire pour réaliser cette formalité. 

4. À partir de l’exercice comptable de 2020

La société simple devra tenir une comptabilité (en principe simplifiée)

Les SDC seront soumises à l’obligation de tenir une comptabilité simplifiée (si le chiffre d’affaires de la SDC n’excède pas 500.000 euros), à tenir par le gérant.

Le gérant devra tenir trois journaux: un journal financier, un journal des achats et un journal des ventes.

Il devra également établir un inventaire une fois par an (avoirs de la SDC, mais aussi créances, dettes, obligations).

Que doit faire le gérant d’une SDC?

Le recours à un comptable pourra s’avérer ici également utile, du moins pour la première année à laquelle la société simple sera soumise à cette nouvelle obligation. 

5. … et autres obligations?

On notera également qu’une autre réforme, celle du Code des Sociétés, est actuellement examinée au Parlement et devrait être votée dans les prochains mois. Cette réforme pourrait également avoir des impacts, notamment sur la SDC. Nous vous en tiendrons informés.

En conclusion, les formalités des SDC vont s’alourdir et l’identité des gérants ainsi que de certains associés seront connus. Même si toutes les informations ne seront pas accessibles au public, la discrétion attachée à la détention de parts dans une SDC par une personne physique s’en trouvera plus que fortement écornée. Face à toutes ces nouvelles obligations, il reviendra tant au gérant qu’aux associés d’une SDC de se faire une opinion sur la pertinence de poursuivre ou non l’existence de celle-ci. 

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